Простое объяснение с примерами, как применить в работе и повседневной жизни матрицу Эйзенхауэра + шаблон для заполнения

Содержание:

• Что такое матрица Эйзенхауэра?
• Квадрант A: важно и срочно
• Квадрант B: важно, но не срочно
• Квадрант C: срочно, но не важно
• Квадрант D: не срочно, не важно
• Как работать с таблицей Эйзенхауэра?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Это инструмент расстановки приоритетов, позволяющий решить проблемы целеполагания и научиться эффективно использовать время. Она имеет вид таблицы, разделенной на 4 квадрата. Снизу вверх в ней располагается ось важности, слева направо — ось срочности выполнения мероприятия.

Ежедневно в эту таблицу вносится все дела, запланированные на день. Исходя из сроков их выполнения и значимости, они распределяются на те, что нужно сделать безотлагательно, что отложить, что перепоручить кому-либо другому, а что — вычеркнуть из списка.
Применяется такой метод тайм-менеджмента, как матрица дел Эйзенхауэра, для краткосрочного планирования. Будучи грамотно реализованным, он позволяет:

1. рационально использовать свободное время;
2. повысить эффективность планирования дел;
3. увеличить продуктивность работы;
4. избавиться от чувства неудовлетворенности в конце дня.

Человек, практикующий метод Эйзенхауэра, становится проактивным. Он умеет управлять жизнью, не отвлекаясь на внешние факторы и непредвиденные события.

Квадрант A: важно и срочно

В идеале это поле должно пустовать. Когда в нем появляются задачи, и их много — значит, вы что-то спланировали неправильно, ранее время было потрачено на несущественные дела. Да, расписать жизнь по минутам невозможно! Но можно постараться не допускать аврала. Если уж он и случился, то в рассматриваемый квадрат важности дел следует вписывать те, что не терпят отлагательства и напрямую связаны с нашими ценностями:

● восстановление здоровья;
● поиск выхода из кризисных ситуаций;
● устранение проблем, способных повлиять на достижение общего прогресса.

Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать, можно столкнуться с ситуацией, когда исправить последствия уже будет невозможно. Теоретически некоторые важные и срочные дела (пример: оплатить услуги электроэнергии) можно делегировать другому человеку. Но при этом нужно быть уверенным в его компетентности, а спустя время проверить качество исполнения порученного.

Квадрант B: важно, но не срочно

Несмотря на то что это поле идёт по счету вторым, именно оно является самым важным. В рассматриваемый квадрат приоритетов Эйзенхауэра вписываются задачи, выполнение которых направлено на достижение актуальных целей:

● самообразование;
● выполнение текущих проектов на работе;
● выполнение обязанностей по дому;
● профилактика заболеваний, укрепление иммунитета.

Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. В противном случае они приобретут срочный характер (перейдут в сектор А таблицы Эйзенхауэра) и станут причиной возникновения стресса.
Помните: неспешная реализация повседневных планов позволяет справляться с поставленной задачей качественно. А это, в свою очередь, возможность выйти на новый уровень финансового благополучия.

Квадрант C: срочно, но не важно

Обычно в это поле попадают дела, которые приходится делать, хотя они и не представляют ценности. Именно они мешают человеку сосредоточиться на важном и тормозят процесс его развития. Планы квадрата приоритетов С могут быть направлены на то, чтобы создать комфортные условия проживания и наладить социальные связи:

● проведение поддерживающей уборки в доме;
● поход всей семьей в гости;
● выполнение просьб знакомых в решении проблем, с которыми они могут справиться самостоятельно.

Дела из квадрата C необходимо минимизировать. Это можно делать различными способами: делегировать задачи по принципу Эйзенхауэра другим, автоматизировать их, научиться говорить «нет». Главное при работе с матрицей – не путать срочные дела блока С со срочными делами блока A. Иначе система планирования сойдет на нет и то, что должно было быть сделано первоначально, останется на втором плане, а полезное время будет потрачено на несущественные занятия.

Квадрант D: не срочно, не важно

В это поле вносятся все малозначительные задачи. Да, они приносят пользу и удовольствие от результата! Но одновременно с тем отодвигают человека от выполнения важного дела. Задачи из рассматриваемого квадрата Эйзенхауэра практически никак не влияют на нашу жизнь. К ним относятся, например, следующие:

● перестановка мебели в квартире;
● совместный просмотр развлекательных программ;
● общение в социальных сетях.

Дела из квадрата D следует выполнять в последнюю очередь. Идеальный вариант построения матрицы времени Эйзенхауэра – тот, в котором в данном окне будут значиться 1 – 3 плановых мероприятия. Помните: отдыхать и переключаться должен каждый. Но лучше это сделать с помощью похода в спортзал, бассейн или прогулки по парку в вечернее время.

Этот и другие инструменты вы можете изучить на онлайн-курсах менеджмента, например:

• Факультет Проджект-менеджмента от GeekBrains
• Профессия Менеджер проектов от Skillbox>
• Продакт-маркетолог с нуля до PRO от Нетологии

Как работать с таблицей Эйзенхауэра?

Прежде всего, нужно усвоить ряд правил.

1. Список дел лучше составлять с вечера. При этом не нужно заполнять всю таблицу сразу. Рекомендуем вам оставить немного места для систематизации планов и/или их дополнения. Начинать распределять задачи лучше с переноса незавершенных. Далее следует вносить в матрицу Эйзенхауэра новые задачи.
2. Количество дел на квадрат не должно превышать 8. Так вы избавитесь от лишней нагрузки и сможете сосредоточиться на выполнении самого важного. Выполнили задачу? Выделите ее цветом. С одной стороны, это поможет вам осознать, что вы быстро продвигаетесь в реализации своих планов, с другой – определить то, что уже выполнено.
3. Личные и профессиональные задачи лучше разделять. Если в вашей жизни проводится четкое разграничение между работой и семьей (вы работаете с 8.00 до 17.00), создайте две отдельные матрицы. Если ее нет, делать это необязательно.

Чтобы определить важность того или иного дела, задайте себе вопрос «Возникнут ли у меня проблемы, если я отложу эту задачу?». Чтобы определить, срочно его нужно выполнить или не срочно, дайте ответ на вопрос: «Если я отложу эту задачу, она потеряет актуальность?».

Воспользуйтесь шаблоном Итак, чтобы составить матрицу приоритетов Эйзенхауэра, необходимо взять белый лист бумаги. Приняв во внимание всю представленную выше информацию, следует начертить на нем таблицу с колонками:

● № п/п,
● задача,
● срочность,
● важность.

Количество строк в зависимости от длины списка следует отрегулировать самостоятельно.
Далее, на отдельном листочке нужно выписать все планы на завтра (когда будет приобретен навык работы с матрицей, это не понадобится). А после, исходя из их срочности – важности, необходимо распределить планы по соответствующим квадрантам.